Liderar Proyectos en el Despacho

Tanto en mi vida profesional como académica, he visto nacer muchos buenos poyectos e ideas. En la mayoría de los casos se quedan en eso, en proyectos. Otras veces incluso se llegan a poner en marcha, pero la falta de un liderazgo fuerte, por lo menos en su fase de arranque, acostumbra a llevarlos al fracaso.

En los despachos de abogados pasa exactamente lo mismo, incluso es posible que un poco más que en otros sectores donde la gestión, el marketing y los procesos empresariales están más definidos y evolucionados.

Podría describirse una situación típica: El titular del despacho ha decidido lanzar un nuevo producto al mercado. El producto debe “estructurarse y lanzarse”. Este acostumbra a ser el encargo que recibe uno de los abogados del despacho o un responsable de departamento.

En muchas ocasiones, este abogado o responsable de departamento pasará algunas horas ante una hoja de word en blanco pensando en cómo se estructura un producto. Si consigue hacerlo, el siguiente paso será pensar como lanzarlo, a quién, etc… Lo más probable es que al cabo de unas semanas, ese proyecto, que quizás podría haber supuesto ingresos extra para el despacho, quede totalmente olvidado.

¿De quién es la culpa? ¿Del abogado que no supo cumplir el encargo y lo “olvidó” o del titular del despacho que no se interesó más por el tema?

En la mayoría de organizaciones se culparía al abogado por abandonar el proyecto. Pero en el sector de los despachos de abogados, en especial en firmas de tamaño pequeño y mediano cuyos sistemas de gestión son aún bastante tradicionales, esto es una realidad causada en gran parte por la desidia del titular del despacho de realizar un seguimiento o un liderazgo fuerte sobre el proyecto. ¿Como hacerlo?

  • Fijar una reunión de seguimiento semanal del proyecto y no posponerlas
  • Dejar claras las principales líneas del proyecto, dando instrucciones y recomendaciones que el abogado pueda utilizar para empezar con él.
  1. ¿A quién va dirigido el producto?
  2. ¿Que precio va a tener?
  3. ¿Quién será el responsable del producto?
  4. ¿Cuál es el valor añadido del producto para el cliente?
  5. El objetivo es obtener un documento que detalle estos aspectos y que sirva de guía para poder explicar el producto a un cliente.
  •  En cada reunión de seguimiento dejar claros los avances realizados y las tareas que quedan por hacer.
  • Una vez estructurado el producto, fijar las líneas básicas de la campaña comercial:
  1. ¿De qué forma de comercializará el producto? (por correo electrónico, por teléfono, por correo postal, etc…)
  2. ¿Se editarán materiales específicos? (trípticos, dipticos, flyers, cartas, dosieres, brochures, etc…)
  3. ¿Cómo seincluirá en la web de la empresa? ¿Se publicitará en las redes sociales?
  4. ¿A quién se venderá? (clientes, no clientes, en el transcurso de un seminario o jornada…)
  • En el momento en que el servicio se comercializa, es muy importante analizar su éxito, tanto en términos numéricos como cualitativos:
  1. ¿Cuánto se ha vendido?
  2. ¿Ha ido bien la campaña?
  3. Si no ha ido bien, ¿cuáles pueden ser las causas?

En un despacho de abogados pequeño o mediano, aún es muy importante que el titular del despacho haga un seguimiento de cerca de este tipo de proyectos. Con el tiempo, y a medida que los abogados se vayan acostumbrando a realizar tareas comerciales y a desarrollar servicios, el titular del despacho podrá ir delegando esta tarea de control en otra persona para estar presente únicamente en la primera y última fases.

Si la persona que debe trabajar el producto se siente guiado en el proceso y su trabajo es analizado, comentado y seguido de cerca, percibirá que lo que está haciendo es imporante, mejorará su confianza y ganará en autonomía para el siguiente proyecto. Habremos avanzado un paso más en la mejora de la gestión del despacho.

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Nueva web

¿Cuáles són los criterios que utilizó el despacho para contratar la creación/actualización de la web corporativa?

  • El diseño (tecnología flash, muchas fotografías, letras bonitas, aparenta “seriedad”)
  • El precio (no eran ni los mas baratos ni los mas caros)
  • El tiempo (prometieron tenerla acabada en pocas semanas)

Te basaste en alguno o todos estos criterios para seleccionar a tu proveedor? Quizás deberías haber analizado alguno de estos otros aspectos:

  • La web se cargaría en poco tiempo
  • La página podría verse en cualquier tipo de navegado y dispositivo sin problemas
  • Los textos utilizados serían “seo friendly” es decir, fácilmente detectables por los buscadores (Google, Yahoo, etc…)
  • La navegación entre las páginas resultaría fácil
  • El contenido destinado a ser actualizado a menudo (noticias, eventos, comentarios, newsletter) podría ser “gestionado” por los lectores de forma fácil, es decir, lo podrían enviar a través de Twetter, compartir en Facebook, publicar en Linkedin, etc…

Estos son solo algunos de los aspectos que un despacho profesional debe tener en cuenta en el momento de contratar su página web. Recuerda que la finalidad siempre es la misma:

  • Que sea útil a tu cliente
  • Que permita la comunicación con él

FIDELIZAR CLIENTES

Existen multitud de herramientas para fidelizar a los clientes de un despacho, pero una de las mas potentes, eficaces y de coste cero no es otra que el demostrarles que velamos por sus intereses.

Una forma de hacerlo eficazmente consiste en realizar reuniones periodicas con los profesionales (si nuestro tamaño nos lo permite) o con los responsables de cada departamento si el despacho es ya bastante grande (dando por hecho que el departamento realiza también, con la misma frecuencia, sus propias reuniones).

En ellas, entre otros aspectos, comentamos cada uno de los nuevos temas encargados por los clientes y se pide al resto de profesionales que realicen sugerencias o propuestas en relación al mismo. Esto nos permitirá:

  • Que todos los profesionales conozcan de los asuntos de un cliente
  • Evitar errores por falta de coordinación entre profesionales o departamentos
  • Evidenciar el carácter multidisciplinar del despacho: quizás en función de la fiscalidad de una operación, la haremos de una forma u otra; si el departamento jurídico o el mercantil no habla con el fiscal, se pierde este valor añadido.
  • Conociendo la situación / problema / necesidades de un cliente, podremos ofrecerle servicios adecuados prestados por otros departamentos.

El cliente agradecerá que se le ofrezca un punto de vista multidisciplinar, con aportación de soluciones y alternativas, evitando además que deba informar a cada profesional del despacho de los cambios ocurridos en su sociedad o situación personal.

Es ahí donde empieza la diferencia entre un despacho que ejecuta encargos recibidos de los clientes y un despacho que asesora de forma integral al cliente.

LA INFORMACIÓN ES PODER

La información es poder. Nunca mejor dicho, entonces ¿porque no incorporar Google Analytics en nuestra web o blog y conocer de dónde proceden las visitas a nuestra página?

Aquellos que visitan nuestra web son nuestros potenciales clientes, si sabemos de donde proceden, qué es lo que más les interesa, lo que menos les atrae y dónde están, indiscutiblemente tendremos muchos más elementos para enfocar las acciones de márketing de nuestro despacho: qué productos potenciar, cuál es el segmento más sensible al producto y por supuesto ofrecérselo.
Los abogados, debemos quitarnos el miedo a utilizar estas tecnologías, les propongo realizar una visita a la página oficial de Google Analytics (en español) y su centro de ayuda y soporte, tanto para la implementación de la herramienta como para su correcta interpretación. Se llevarán una grata sorpresa.
Si aún así les queda alguna duda acerca de como integrar la aplicación en su web o blog, encontrará gran cantidad de tutoriales explicados paso a paso con “screenshots” para guiarle en el proceso. Vea por ejemplo un tutorial para incorporar Google Analytics en Blogger.
Pero no olvidemos que estas herramientas son útiles cuando se utilizan: deberemos realizar un seguimiento semanal por lo menos, y por supuesto, tomar decisiones y realizar acciones en función de la información obtenida.
Suerte!

¿QUE QUIERO SER DE MAYOR?

Esta es la primera pregunta que deberíamos responder antes de iniciar cualquier tipo de acción de márketing. Pero la respuesta no es sencilla: es muy común responder que queremos un despacho mas grande (+ clientes + abogados) pero si no definimos objetivos concretos, los mas probable es que nos perdamos por el camino.


La respuesta a esta pregunta debería incluir objetivos como:

✒ El tipo de clientes que queremos asesorar
✒ La especialidad/especialidades por las que queremos destacar
✒ El número aproximado de profesionales que desearíamos tener
✒ Los objetivos de facturación

Tener un objetivo claro hacia el que dirigirnos nos ayudará a definir el plan de márketing de la firma, tomando las decisiones correctas y descartando otras que no nos ayudan a conseguir nuestro objetivo.

Si por ejemplo hemos decidido que queremos ser conocidos por nuestra especialidad en planificación fiscal internacional y nuestro cliente potencial son las multinacionales con una facturación mínima de 4Mll de euros ¿tiene mucho sentido lo siguiente?

– Que nuestra web y el mensaje de bienvenida de la centralita telefónica estén en un solo idioma
– Que en la web se listen los servicios generales del despacho, desde el laboral hasta el inmobiliario, sin destacar por encima de los demás nuestra especialidad en planificación fiscal internacional
– Publicar un anuncio del despacho en un suplemento dedicado al derecho procesal simplemente porque nos han hecho un precio muy bueno
– Que las instalaciones del despacho estén viejas y los muebles raídos

¿Qué imagen ofreceremos a nuestros potenciales clientes?

Está claro que todo esto no nos ayuda en nuestro objetivo, pero si no sabemos lo que queremos ser, es muy fácil cometer estos errores.

Y no debemos descartar que la respuesta a la pregunta sea nuestro deseo de que todo siga igual: nos gusta nuestro tamaño y nuestro posicionamiento. En este caso nuestro plan de márketing deberá dirigirse precisamente a mantener estos atributos.

Si le ha gustado este post y quiere colocarlo en su sitio, puede hacerlo sin incovenientes, siempre y cuando cite como fuente a Eva Bruch http://serviciosdemarketingparadespachos.blogspot.com